Une indemnité vélo pour vos salariés : un condensé de tout ce que vous devez savoir

Un avenir durable. Vous êtes heureux d’apporter votre pierre à l’édifice, tant comme personne que comme gérant d’entreprise. Mais vous attachez également une grande importance à la santé et au bien-être de vos collaborateurs. Un vélo d’entreprise s’inscrit donc parfaitement dans cette vision, tout comme l’indemnité vélo. Cette récompense non imposable encourage vos collaborateurs à se rendre régulièrement à vélo au travail. Lucien se fait un plaisir de vous expliquer comment cela fonctionne.

You can grant a tax-free bicycle allowance to yourself as a business owner and to your employees provided that a bike is used to commute all or some of the time. You do not have to pay any contributions on benefits in kind here. A bicycle allowance is for business owners as well as employees and can be granted for ordinary bicycles, ebikes as well as speed pedelecs. There is no distinction between a bicycle that belongs to an employee and a company bicycle.

Civil servants, military personnel and police are (for the time being) not eligible for the tax-deductible bicycle allowance if they commute to work on a speed pedelec.

Si vous et vos collaborateurs réalisez tout ou partie de vos trajets vers le travail à vélo, vous pouvez leur octroyer, et à vous-même en tant que gérant, une récompense sous la forme d’une indemnité vélo non imposable. Vous ne payez pas d’avantage toute nature (ATN) là-dessus. L’indemnité vélo n’est pas uniquement réservée aux ouvriers et aux employés, les gérants d’entreprise peuvent également en profiter.

Vous pouvez octroyer cette indemnité pour l’utilisation d’un vélo classique, d’un vélo électrique et d’un speed pedelec. Peu importe si le vélo appartient au travailleur ou à l’entreprise, il n’y a pas de différence.

Les fonctionnaires, les militaires et les policiers ne peuvent pas (encore) bénéficier de l’indemnité vélo exonérée d’impôt pour les trajets domicile-travail en speed pedelec.

La loi ne régit pas la manière d’enregistrer le kilométrage parcouru à vélo. Vous pouvez le faire via un formulaire de déclaration papier, mais aussi via un enregistrement numérique.

Jusqu’à 0,25 euro par kilomètre, l’indemnité vélo est exonérée d’impôt. Elle est aussi automatiquement indexée chaque année. L’indemnité vélo augmentera donc progressivement. En tant que gérant d’entreprise, vous n’êtes pas obligé d’octroyer le maximum légal de 0,25 euro. Vous pouvez donner plus, mais vous pouvez aussi donner moins.

Gardez toutefois à l’esprit que vous devrez déclarer le montant supplémentaire dans votre déclaration d’impôt personnelle si vous souhaitez vous récompenser ou récompenser vos employés avec une indemnité supérieure. Vous – l’employeur – et le salarié devrez également payer des cotisations sociales pour la partie de l’indemnité vélo qui dépasse le plafond fixé. L’indemnité vélo est clairement mentionnée sur la fiche de paie et le bulletin de salaire afin que vos salariés soient toujours bien au courant.

Vous pouvez associer votre enregistrement numérique à Bike to Work, une initiative du Fietsersbond et du GRACQ[EL1] , les Cyclistes Quotidiens. L’initiative promeut l’utilisation du vélo pour les déplacements domicile-travail via la plate-forme et deux concours : le Summer Challenge et le Winter Trophy. Bien entendu, vous pouvez toujours lier vos récompenses au nombre de kilomètres parcourus.

Autre possibilité, vous pouvez établir une charte vélo pour vos collaborateurs qui reçoivent une indemnité vélo. Dans ce document, vous fixez un nombre minimum de jours par semaine, par mois ou par an où les salariés doivent venir travailler à vélo pour pouvoir bénéficier de l’indemnité vélo.

[EL1]Il y a une faute en NL, c'est GRACQ

L’indemnité vélo n’est pas obligatoire, sauf si elle est stipulée dans la convention collective de travail (CCT) du secteur dont relève votre entreprise. Quelques commissions paritaires très courantes et leurs règles concernant l’indemnité vélo :

• CP 100 (ouvriers) : l’indemnité domicile-travail ne s’étend pas au transport privé. Le travailleur vient-il avec son propre vélo ? Dans ce cas, vous n’êtes pas obligé de verser une indemnité vélo.
• CP 200 (employés) : à partir d’une distance de 3 kilomètres et pour un salaire annuel brut qui ne dépasse pas 27 750 euros, vous êtes tenu de verser une indemnité si le salarié se déplace avec son propre vélo. Les montants sont fixés par la loi.
• CP 152 et 225 (enseignement libre et enseignement libre subventionné) : dans l’enseignement, vous recevez une indemnité vélo de 0,15 euro par kilomètre si vous remplissez certaines conditions.
• CP 302 (horeca) : la CCT sectorielle prévoit une indemnité vélo spécifique de 0,22 euro par kilomètre.

Les indemnités fixées par la loi sont inférieures au montant maximal exonéré de l’indemnité vélo (0,25 euro par kilomètre). L’indemnité vélo est donc une faveur que vous accordez en tant que gérant d’entreprise, mais que vous pouvez imputer à 100 % comme frais d’exploitation. En outre, l’indemnité vélo n’apparaît pas dans la déclaration ONSS tant qu’elle ne dépasse pas le montant maximal de 0,25 euro par kilomètre.

Un régime fiscal favorable

Vous pouvez accorder une indemnité vélo sans vélo d’entreprise, mais l’achat d’un vélo (électrique) est déductible des impôts et plus avantageux qu’une voiture de société. Il suffit de penser au prix d’achat, aux frais d’entretien, à l’assurance et à la taxe de circulation associés à une voiture.

En tant qu’entreprise, vous ne pouvez pas prétendre à une subvention ou une prime pour l’achat de quelques vélos d’entreprise, mais vous pouvez acquérir un vélo d’entreprise, tout comme une voiture de société, à crédit. De nombreuses banques proposent un taux d’intérêt intéressant pour cet investissement durable et écologique. Si vous voulez être complètement libéré de tous les soucis, vous pouvez opter pour le leasing de vélo.

En plus, vous ne payez pas de précompte professionnel ni de cotisations de sécurité sociale à l’Office national de sécurité sociale sur un vélo d’entreprise que vous mettez à disposition ou que vous utilisez vous-même pour vos déplacements domicile-travail.

Vous voyez les choses en plus grand et vous souhaitez réaliser au sein de votre entreprise un projet qui encourage les déplacements durables, comme le projet 2WD de la KU Leuven ou Moving Forward de Nike Laakdal ? Dès lors, vous pouvez soumettre une demande auprès du Fonds des navetteurs (Pendelfonds).

Leasing de vélo avec échange de salaire

Vos travailleurs peuvent également prendre le vélo de leurs rêves en leasing par l’intermédiaire de l’employeur. Le règlement du contrat de leasing est alors effectué à partir du salaire brut, ce qui permet au travailleur d’acheter un vélo électrique à un prix beaucoup plus avantageux.

Vous souhaitez proposer à vos salariés non seulement une indemnité vélo mais aussi un vélo électrique ? Venez donc nous rendre visite dans l’un de nos magasins. Nous vous énumérerons tous les avantages et serons heureux de vous aider à élaborer un plan vélo pour vos collaborateurs. Vous êtes un indépendant à la recherche d’un vélo d’entreprise pour vous-même ? Nous vous aiderons également à trouver le bon vélo en fonction de vos trajets professionnels et de vos souhaits personnels.