Een fietsvergoeding voor je werknemers – alles wat je moet weten op een rij

Een duurzame toekomst. Daar draag je graag persoonlijk en als zaakvoerder je steentje aan bij. Maar ook aan de gezondheid en het welzijn van je medewerkers hecht je veel belang. Een bedrijfsfiets past perfect binnen die visie, maar ook de fietsvergoeding. Die belastingvrije beloning stimuleert je medewerkers om op regelmatige basis met de fiets naar het werk te pendelen. Hoe dat juist werkt, vertelt Lucien je graag.

Je mag jezelf als zaakvoerder en je werknemers – mits jullie volledig of gedeeltelijk met de fiets naar het werk pendelen – belonen met een belastingvrije fietsvergoeding. Je betaalt daarop geen voordeel alle aard (VAA). Een fietsvergoeding is er dus niet alleen voor arbeiders en bedienden, ook zaakvoerders kunnen ervan genieten.

Je mag een fietsvergoeding toekennen bij gebruik van een gewone fiets, een elektrische fiets en een speedpedelec. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen een fiets die eigendom is van de werknemer of een bedrijfsfiets.

Ambtenaren, militairen en personeel van de politie komen (voorlopig) niet in aanmerking voor de fiscaal vrijgestelde fietsvergoeding wanneer ze met een speedpedelec naar het werk pendelen.

Samen bepalen jullie wat de beste en veiligste route van en naar het werk is. Vaak stelt de werknemer een route voor, die jij als werkgever goedkeurt. Je kan als zaakvoerder zelf bepalen hoeveel ritten per dag je vergoedt. Een werknemer die ’s middags thuis luncht, mag je bijvoorbeeld vier ritten per dag terugbetalen. Maar je mag ook één rit per dag vergoeden. Dat bepaal je volledig zelf.

Externe meetings met klanten of bijvoorbeeld een werfcontrole vallen onder dienstverplaatsingen en mag je vergoeden via een fietsvergoeding. De fietsvergoeding voor dat type verplaatsingen is een kost ‘eigen aan de werkgever’ en is 100% aftrekbaar, maar de fietser zelf betaalt er wel sociale bijdragen op.

Er is geen wettelijke begrenzing van het aantal kilometers. Je mag dus van de overheid zoveel professionele verplaatsingen met de fiets doen als je wilt.

Hoe je het aantal gefietste kilometers moet registreren is niet wettelijk bepaald. Dat kan via een papieren aangifteformulier, maar ook via digitale registratie.

Tot 0,25 euro per kilometer is de fietsvergoeding belastingvrij en dat wordt elk jaar automatisch geïndexeerd. De fietsvergoeding zal bijgevolg stapsgewijs stijgen. Je bent als zaakvoerder niet verplicht om het wettelijk maximum van 0,25 euro toe te kennen. Je mag meer geven, maar ook minder.

Hou er wel rekening mee dat je het extra bedrag moet aangeven in de persoonlijke belastingaangifte, als je jezelf of je werknemers wilt belonen met een hogere vergoeding. Ook zullen jij – de werkgever – en de werknemer sociale bijdragen moeten betalen voor het deel van de fietsvergoeding dat boven het vastgelegde maximum komt. De fietsvergoeding wordt duidelijk vermeld op de loonstrook en loonfiche zodat je werknemers daar altijd een goed zicht op hebben.

Je digitale registratie kan je koppelen met Bike to Work, een initiatief van de fietsersbond en GRACQ, les Cyclistes Quotidiens. Het initiatief stimuleert het gebruik van de fiets voor woon-werkverplaatsingen via het platform en twee wedstrijden: de Summer Challenge en de Winter Trophy. Je kunt natuurlijk ook altijd zelf beloningen koppelen aan het aantal gefietste kilometers.

Andere optie is een fietscharter voor je werknemers die een fietsvergoeding ontvangen. In dat document leg je een minimum aantal dagen per week, maand of jaar vast dat de werknemers met de fiets naar het werk moeten komen om recht te hebben op de fietsvergoeding.

Een fietsvergoeding is niet verplicht, tenzij dat in de collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) van de sector waarbinnen je bedrijf valt werd vastgelegd. Enkele veel voorkomende paritaire comités en hun regels rond de fietsvergoeding:

• PC 100 (arbeiders): de woon-werkvergoeding breidt zich niet uit tot privévervoer. Komt de werknemer met een eigen fiets? Dan ben je niet verplicht om een fietsvergoeding te betalen.
• PC 200 (bedienden): vanaf een afstand van 3 kilometer en bij een bruto jaarloon dat niet hoger ligt dan 27.750 euro ben je een vergoeding verschuldigd als de werknemer met een eigen fiets pendelt. De bedragen zijn wettelijk vastgelegd.
• PC 152 en 225 (vrij onderwijs en gesubsidieerd vrij onderwijs): in het onderwijs ontvang je een fietsvergoeding van 0,15 euro per kilometer als je voldoet aan bepaalde voorwaarden.
• PC 302 (horeca): de CAO van deze sector voorziet een specifieke fietsvergoeding van 0,22 euro per kilometer.
  

De wettelijk vastgelegde vergoedingen liggen lager dan het maximum vrijgestelde bedrag van de fietsvergoeding (0,25 euro per kilometer). De fietsvergoeding is dus een gunst die je als zaakvoerder verleent, maar wel eentje die je 100% kunt inbrengen als kost. Bovendien verschijnt de fietsvergoeding niet in de RSZ-aangifte zolang ze het maximumbedrag van 0,25 euro per kilometer niet overschrijdt.

Fiscaal voordelig

Je kunt een fietsvergoeding toekennen zonder bedrijfsfiets, maar de aankoop van een (elektrische) fiets is wel fiscaal aftrekbaar en voordeliger dan een bedrijfswagen. Denk maar aan de aankoopprijs, onderhoudskosten, verzekering en verkeersbelasting verbonden aan een auto.

Als bedrijf krijg je geen subsidie of premie voor de aankoop van een handvol bedrijfsfietsen, maar je kunt een bedrijfsfiets – net zoals een bedrijfswagen – op afbetaling kopen. Heel wat banken bieden een interessante intrestvoet voor die duurzame en milieuvriendelijke investering. Wil je graag helemaal ontzorgd worden, kies dan voor een fietsleasing.

Bovendien betaal je aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) géén bedrijfsvoorheffing, noch sociale bijdragen op een bedrijfsfiets die je ter beschikking stelt of zelf gebruikt voor woon-werkverkeer.

Zie je het grootser en wil je binnen je bedrijf een project realiseren dat een duurzaam woon-werkverkeer bevordert, zoals het 2WD-project van KU Leuven of Moving Forward van Nike Laakdal? Dan kan je een aanvraag indienen bij het Pendelfonds.

Fietsleasing met salarisruil

Je werknemers kunnen hun droomfiets ook leasen via de werkgever. De betaling van het leasecontract verloopt dan via het brutoloon waardoor je werknemer een pak voordeliger een elektrische fiets kan aankopen.

Wil je naast een fietsvergoeding ook een elektrische fiets aanbieden aan je werknemers? Kom dan langs in een van onze winkels. Wij zetten voor jou alle voordelen op een rijtje en helpen je graag bij het uitwerken van een fietsplan voor je medewerkers. Ook als je als zelfstandige op zoek bent naar een bedrijfsfiets voor jezelf, helpen we je op basis van je professionele verplaatsingen en persoonlijke wensen aan de juiste fiets.